必要なファイルが見つからない！
社内のExcel・資料・データを整理する方法

01 / WHERE IS THE FILE?

「あの資料、どこにありますか？」が
増えていませんか？

必要な資料を探すたびに共有フォルダ、過去メール、Teamsやチャット、担当者のPCを行き来していると、ファイルを作る時間より探す時間の方が長くなることがあります。

担当者がいる日は聞けば見つかっても、休暇、異動、退職のときには探せません。目指すのは、全社員がすべてを知ることではなく、必要な人が決められた入口から正しい情報へたどり着ける状態です。

02 / FILES ARE NECESSARY

ファイルが多いこと自体が
問題ではない

業務には、見積書、契約書、提案書、顧客資料、マニュアル、議事録、図面、写真、報告書など多くのファイルが必要です。案件や取引が増えれば、ファイル数が増えるのは自然です。

問題は数ではなく、保存場所、名前、版、閲覧権限、管理担当がばらばらなことです。数を減らすだけでなく、何をどこへ保存するかを決めます。

03 / WHY INFORMATION GETS LOST

なぜ社内の情報は
見つからなくなるのか

「そのファイルの場所をAさんしか知らない」場合は属人化にも関係しますが、この記事では知識や業務手順ではなく、資料・ファイルの保存場所と入口に集中します。属人化全体の見直しは担当者しか分からない仕事を整理する方法で紹介しています。

04 / CLOUD IS A PLACE

クラウドへ移せば
解決するとは限らない

散らかったファイルサーバーをそのままGoogle DriveやOneDriveへ移すと、今度はクラウド上でファイルが見つからなくなる場合があります。クラウド化は共有や共同編集に役立ちますが、それだけで整理が完了するわけではありません。

Windowsファイルサーバー、OneDrive、SharePoint、Google Drive、Google Workspace、Teams、Notionのどれを使う場合も、「どこに、何を、誰が保存するか」を先に決めます。

05 / INVENTORY LOCATIONS

まず情報がどこにあるか
書き出す

個人PC、デスクトップ、共有サーバー、USB、OneDrive、Google Drive、SharePoint、Teams、メール、チャット、Webシステム、紙、社内ポータルなど、実際に探しに行く場所を挙げます。

まずは情報が何か所に存在しているかを確認します。顧客名や住所など同じ種類のデータが複数Excelへ分かれている場合は、顧客情報を整理・一元化する方法も参考になります。

06 / OFFICIAL LOCATION

すべてを1か所にせず
「正式な保存場所」を決める

情報一元化は、すべてを一つの巨大フォルダへ入れることではありません。契約書は契約管理、顧客・案件資料は共有フォルダ、社内マニュアルはWiki、大容量写真はクラウドストレージというように、用途ごとに場所が分かれていても構いません。

たとえば見積書は共有フォルダの案件フォルダを正とし、メール添付は一時的な受け渡しと決めます。同じ資料が複数場所に残る場合も、どれを正式版として更新するかを明確にします。

07 / SIMPLE FOLDERS

フォルダ構成を
分かりやすくする

「営業 → 2026年度 → 関西 → 大阪 → 新規顧客 → 設備 → 見積 → 提出済み → 修正版」のように階層が深いと、保存した人以外は途中で迷います。一方、すべてを一つのフォルダへ入れても探しにくくなります。

• 部署、顧客、案件、文書種類のうち、実際に探す軸を優先する
• 「資料」「その他」「一時保存」だけの曖昧な名前を増やさない
• 契約、請求、社内マニュアルなど用途が伝わる名称を使う
• 必要最小限の階層にし、現場で迷わず保存できるか試す

浅いほどよい、という意味ではありません。会社の規模、ファイル量、権限の分け方に合う深さを選びます。

08 / SEARCHABLE NAMES

ファイル名と「最新版」問題を
整理する

「資料1.xlsx」「見積書最新版.xlsx」では、内容、時期、版が分かりません。たとえば 20260820_A社_見積書_v02.xlsx のように、日付、顧客・案件名、文書種類、版を一定の順番で付ける方法があります。

この形式が唯一の正解ではありません。大切なのは、誰が見ても内容・時期・版を判断でき、検索にも使えることです。長すぎて入力が続かない命名ルールは避けます。

「最終」「最終2」「本当の最終」を減らす

クラウドサービスのバージョン履歴や共同編集が運用に合えば、修正のたびに複製ファイルを増やさずに済む場合があります。サービスごとに履歴の保存期間や復元方法が異なるため、利用中の仕様を確認してください。

重複ファイルは正式な保存場所を決めてから整理する

共有フォルダ、メール、個人PC、クラウドに同じ資料があっても、先に削除してはいけません。正式版、参照中の資料、保存義務を確認してから、不要な複製をアーカイブまたは整理します。契約・経理・重要資料は安易に削除しないでください。

09 / MATCH THE INFORMATION TYPE

情報の種類によって
管理方法を分ける

何でもExcelやPDFとして保存する必要はありません。情報の使い方に合う場所を選びます。

案件の管理場所が分かっても現在地が見えない場合は、見積から請求までの進捗を整理する方法が参考になります。複数ファイルを毎月探してまとめている場合は、月次集計の準備作業を減らす方法をご覧ください。

10 / ORGANIZE ENTRANCES

よく使うWebサービスへの
入口も整理する

勤怠、経費申請、顧客管理、Google Drive、社内マニュアル、Web管理画面など、情報そのものがWebサービス上にあることもあります。毎回メールや検索エンジンから探すなら、ブックマーク、リンク集、Teamsの固定投稿、社内ポータルなどで入口をまとめます。

Mossan Storeのリンクボード＋

リンクボード＋は、よく使うWebページのURL、名称、説明をカテゴリごとに並べるWebアプリです。たとえば営業共有フォルダ、社内マニュアル、勤怠、経費申請へのURLを登録し、入口として使えます。

ファイルそのものを保管するシステムではありません。登録内容は利用中のブラウザ内へ保存され、別端末へ自動同期されません。社内共有や権限管理の機能があるとは扱わず、個人が同じブラウザで使う軽いリンク集として位置付けます。必要に応じてJSONバックアップを保存できます。

11 / ACCESS AND OWNERSHIP

権限と個人アカウント依存に
注意する

整理したからといって、全ファイルを全社員へ公開する必要はありません。人事、給与、契約、個人情報、経営情報は、閲覧・編集できる人を業務上必要な範囲にします。

• 誰が閲覧できるか
• 誰が編集・削除できるか
• 退職・異動時に権限をどう変更するか
• 共有リンクを社外へ出してよいか
• 管理者が不在になったとき復旧できるか

会社の重要ファイルが、特定社員の個人Google Driveや個人OneDriveだけにある状態は避けます。契約やアカウント構成を確認し、会社として管理すべき情報は、可能な範囲で組織が管理できる場所へ移します。

紙と電子ファイルが混在し、承認書類の保存先が分からない場合は、紙の申請・承認フローを整理する方法も参考になります。

12 / KEEP IT USABLE

古い情報と保存ルールを
定期的に見直す

最初から10ページの保存規程を作る必要はありません。まず、正式な保存場所、基本のフォルダ名、ファイル名、管理担当の四つを決めます。

古いファイルの扱い

年度ごとにアーカイブする、完了案件フォルダへ移す、旧版フォルダへまとめるなど、現行資料と分ける方法を決めます。保存期間、法令、契約上の義務がある資料は、ルールを確認するまで削除しません。

半年に一度など続けられる頻度で確認する

一時ファイル、重複、古いリンク、使われないフォルダ、退職者の権限を確認します。毎月の整理が負担なら、半年や年度末など、現場で続けられる頻度にします。

13 / FEWER TOOLS, CLEARER RULES

ITツールを
増やしすぎない

ファイルサーバー、Google Drive、OneDrive、Notion、Teams、社内ポータルを次々追加すると、「どこを見るか」がさらに複雑になる場合があります。

新しい情報共有ツールを導入する前に、既存ツールのフォルダ構成、共有設定、検索、バージョン履歴、固定投稿などで整理できないか確認します。ツールの数ではなく、保存場所と入口のルールが守れるかを優先します。

14 / WEB APP OR PORTAL

自社に合う入口が必要なら
Webアプリも選択肢

部署ごとに必要なリンクを表示したい、マニュアルやファイル保存先への入口を一覧化したい、社内システムをまとめたい、既存ツールでは自社の分類に合わない場合は、小規模なWebアプリや社内ポータルも候補です。

新しい保管場所を増やすのではなく、既存のGoogle Drive、SharePoint、ファイルサーバー、各システムへの入口として使う方法もあります。既存の社内ポータルやTeamsで十分なら、新しく作る必要はありません。

従業員40名の設備会社で考える例

営業資料はファイルサーバー、見積資料は各担当のPC、マニュアルはGoogle Drive、社内システムURLはメール、会議資料はTeamsにあるとします。

改善例は、保存場所を棚卸しし、顧客・案件資料は共有フォルダ、マニュアルはGoogle Driveの専用フォルダを正式な場所にし、よく使う場所への入口をまとめ、簡単な命名・保存ルールを決める方法です。これは考え方の一例であり、権限や既存契約によって適切な構成は異なります。

同じ情報を複数ファイルへ転記している場合は、保存場所の整理とは別に二重入力を減らす方法も確認してください。

Mossan Storeでは、社内で散らばっている情報や日々の業務を現在の困りごとから整理し、既存ITツールや、必要な場合のシンプルな業務アプリで分かりやすくできないか検討しています。大規模な文書管理システム導入を前提とするサービスではありません。