顧客情報がExcelにバラバラ…
複数ファイルを整理・
一元化する方法

01 / TOO MANY FILES

顧客情報のExcel、
増えすぎていませんか？

顧客台帳、営業管理表、案件管理表、見積一覧、請求管理表。目的ごとに表を作ることは自然です。しかし、同じ会社名・住所・担当者名をそれぞれへ入力していると、どこか一つを直しても別の表には古い情報が残ります。

「最新版」「最終」「最新版2」といったファイルが増えるのは、単なる命名の問題ではありません。どの情報を基準にするか、誰がいつ更新するかが決まっていないサインです。

02 / EXCEL IS USEFUL

Excelで顧客管理すること自体は
悪くありません

Excelは多くの会社ですでに使われ、自由に項目を増やせます。新しい操作を覚える負担が小さく、表作成や集計にも強いため、小規模な顧客管理では今も実用的です。

03 / ONE SOURCE

問題は「同じ情報が
複数の場所にあること」

Excelだから問題なのではありません。顧客名が顧客台帳と営業管理表に、住所が見積管理と請求管理に、担当者名が案件管理にも存在し、それぞれを手入力していることが問題です。

同じ種類の情報を複数の場所で更新すると、食い違い、更新漏れ、二重入力、古いデータの残存、担当者依存が起こりやすくなります。

04 / NATURAL GROWTH

なぜ顧客管理のExcelは
増えていくのか

1. 01

   顧客一覧から始まる

   最初は「顧客一覧.xlsx」1つで足りていました。

2. 02

   仕事に合わせて表が増える

   案件が増えて案件管理、見積が増えて見積管理、請求が増えて請求管理を作ります。

3. 03

   担当者ごとの表が生まれる

   それぞれが使いやすい列や集計を追加し、個別のExcelを持つようになります。

4. 04

   同じ情報が各所に残る

   会社名や連絡先が複製され、どこを更新すべきか分かりにくくなります。

05 / COMMON PROBLEMS

Excelが分散すると
起こりやすい問題

06 / INVENTORY

まずは使用中のExcelを
棚卸しする

いきなり統合せず、現在使っているExcelを書き出します。最初はファイル名だけでも構いません。慣れてきたら、用途、管理者、更新頻度、主な情報を加えます。

同じ情報を何度も入力している場所を探す

顧客名、顧客コード、住所、電話番号、メールアドレス、担当者、案件番号、見積番号を見比べます。特に、コピーではなく手入力している項目を確認してください。表記ゆれと更新漏れが起こりやすい場所です。

どの情報を「正」とするか決める

顧客名や住所は顧客台帳、案件状況は案件管理、請求額は請求管理というように、基準となる置き場所を一つ決めます。「マスターデータ」と呼ばれることもありますが、難しく考えず、その情報を直すならここという場所を決めることです。

07 / CUSTOMER & PROJECT

顧客情報と案件情報を
分けて整理する

顧客情報と案件情報は同じものではありません。A社という一つの顧客に、修理案件、点検案件、設備更新案件など複数の仕事が存在することがあります。

顧客コード「C001」や案件番号「P001」で関連付けると、会社名が変わっても同じ顧客として扱いやすくなります。ただし、顧客数が少なく会社名で間違いなく区別できるなら、無理にID管理を増やす必要はありません。

08 / IMPROVE EXCEL

Excelを整理するだけで
改善できる場合もあります

棚卸しの結果、Excelのままで問題を減らせることがあります。技術を増やす前に、次のような小さな変更を検討します。

• 不要なファイルを廃止し、似た用途の表を統合する
• 列名、日付形式、会社名の入力ルールをそろえる
• プルダウンやテーブル機能で入力を安定させる
• XLOOKUPなどで顧客台帳から参照し、再入力を減らす
• Power Queryで複数の定型データをまとめる
• OneDriveやSharePointで共有場所と版をそろえる
• Googleスプレッドシートで共同編集する

関数やPower Queryを複雑にしすぎると、操作できる人が限られる場合もあります。誰が保守するかまで含めて、現場が続けられる方法を選びましょう。

09 / EXAMPLE

従業員30名の設備会社で
整理する場合の例

営業3名が、顧客一覧.xlsx、商談管理.xlsx、見積一覧.xlsx、売上一覧.xlsxを使い、それぞれに顧客名と担当者名を入力しているとします。

これは考え方の一例です。既存の会計ソフトとの連携や担当者の運用によって、適切な分け方は変わります。

10 / NEXT OPTIONS

Excel以外の方法を
検討するタイミング

ファイルが増え続ける、複数人が同時編集する、最新版が分からない、過去案件を探しにくい、毎月同じ集計をする、入力ミスが多い、承認や進捗管理が必要、別システムへ転記している。このような状態が続くなら、Excel以外も比較するサインです。

どれか一つが絶対の正解ではありません。利用人数、更新頻度、必要な権限、予算、社内で運用できる人を踏まえて比べます。より詳しい判断軸は、Excel管理をWebアプリ化する判断基準と既製ツールと専用Webアプリの選び方で紹介しています。

11 / PROCESS FIRST

ツールを選ぶ前に
「業務」を整理する

Excel AからBへ転記し、さらにCへ転記しているなら、そのまま三つの画面をシステム化するのではなく、「BとCへの転記は本当に必要か」を先に確認します。無駄な手順を残したままIT化すると、費用をかけて無駄を固定することがあります。

顧客情報を整理する7つの手順

1. 01使用中のExcelを全部書き出す
2. 02それぞれ何を管理しているか確認する
3. 03重複している情報を探す
4. 04不要なExcelを廃止・統合する
5. 05正となる場所と更新ルールを決める
6. 06それでも難しければITツールを比較する
7. 07一部の顧客や部署で小さく試す

業務改善の進め方をもう少し広く知りたい場合は、業務に合う改善方法の見つけ方も参考にしてください。

12 / WEB APP

自社に合う仕組みがない場合は
Webアプリも選択肢

自社独自の管理項目が多い、市販サービスは機能が多すぎる、Excelを簡単な入力画面にしたい、スマートフォンから入力したい、顧客→案件→見積→請求を関連付けたい場合は、必要な機能だけの小規模なWebアプリも選択肢です。

ただし、Webアプリならすべて解決するわけではありません。業務ルール、データ移行、権限、保守、利用者への説明が必要です。Excelで十分な部分は残し、問題がある部分だけを対象にする方が現実的な場合もあります。

Mossan Storeでは、中小企業や小規模事業者の手作業や二重入力を整理し、既存ツールの活用、運用ルールの見直し、必要な場合の業務用Webアプリを検討しています。何を作るか決まっていない段階から、現在の困りごとを確認します。