この記事で分かること
- 会議後に発生している作業を見つける方法
- 録音から文字起こし、要約、タスク整理、共有までの流れ
- 専用AIツールが向く場合と、無理に導入しなくてよい場合
01 / AFTER THE MEETING
会議後には意外と多くの
作業が発生している
会議の所要時間だけを見ていると、その後の負担を見落とします。実際には、メモの確認、発言内容の整理、議事録の文章化、決定事項の確認、担当者と期限の整理、メールやチャットでの共有が続きます。
- 01
会議・打ち合わせ
話を聞きながら重要そうな点をメモします。
- 02
メモを読み返す
省略した言葉や前後関係を思い出します。
- 03
議事録にまとめる
参加していない人にも分かる文章へ整えます。
- 04
決定事項とToDoを分ける
誰が、何を、いつまでに行うかを拾います。
- 05
共有・登録する
チャットやメールへ送り、必要ならタスク管理へ転記します。
まず改善したいのは「議事録を書く時間」だけなのか、それとも共有や転記まで含む一連の作業なのかを確認します。後者なら、文字起こしツールを入れるだけでは解決しません。
02 / BEFORE & AFTER
AIを使うと業務フローを
どう変えられるか
従来の流れ
人が聞く → メモする → 文章にする → 決定事項を探す → タスクを作る → 共有する
AIを使う流れ
録音 → 文字起こし → AI要約 → 決定事項・タスク候補を抽出 → 人が確認 → 共有する
ポイントは、人の仕事をゼロにすることではありません。AIに「記録を下書きへ変える作業」を任せ、人は誤り、聞き間違い、重要な判断、担当者と期限を確認します。
03 / RECORD
ステップ1：会議・打ち合わせを録音する
最初に、あとから確認できる音声を残します。特別な機器が必須とは限りません。会議の場所と回数に合わせて選びます。
スマートフォン
少人数の対面打ち合わせを手軽に試す場合に向きます。机の中央など、全員の声を拾いやすい位置を確認します。
パソコン・会議サービス
オンライン会議では、利用中の会議サービスや文字起こしサービスに録音機能があるか確認します。
専用録音機器・マイク
対面会議が多い、周囲が騒がしい、録音開始を簡単にしたい場合は、専用機器を比較する意味があります。
将来、AI録音デバイスやマイクを選ぶ場合も、製品の新しさより「何人の声を、どこで、どの程度明瞭に残したいか」で比較します。
04 / TRANSCRIBE
ステップ2：音声を文字起こしする
録音した音声をAI文字起こしサービスへ渡すと、発言を検索・編集できる文章にできます。Web会議サービスに文字起こし機能が付いている場合もあります。
専用サービスの例として、Nottaは公式サイトで録音、文字起こし、AI要約、編集、共有に対応すると案内しています。機能や利用条件は変更されることがあるため、導入時はNotta公式の案内で現在の内容を確認してください。
文字起こしで確認したい点
- 複数人の声を区別しやすいか
- 固有名詞、商品名、数字が正しいか
- 対面・オンラインのどちらに対応するか
- 音声や文字データをどこへ保存するか
- 利用規約、保存期間、社内の情報管理ルールに合うか
文字起こし全文をきれいな文章へ直すことが目的ではありません。次の工程で要点を整理できる程度に、重要な固有名詞や数字を直す方が実務的です。
05 / SUMMARIZE
ステップ3：AIで要点・決定事項を整理する
文字起こし全文を最初から読み直す代わりに、AIへ整理する項目を明確に指定します。議事録という一つの文章にまとめるより、役割ごとに分けた方が確認しやすくなります。
会議の要点
何について話し、重要な論点は何だったか。
決定事項・未決事項
決まった内容と、まだ確認が必要な内容を分けます。
担当者・期限・ToDo
誰が何を行うか、期限が明言されたかを整理します。
次回の確認事項
次回までに確認すること、持ち越した論点を残します。
そのまま使えるプロンプト例
ChatGPTなどへ会議内容を渡す場合は、利用する契約や設定によってデータの扱いが異なる点に注意します。例えばOpenAIは、Businessなどの法人向けサービスについて、組織のデータを既定ではモデル改善に使用しないと公式に案内しています。これだけで社内情報を入力してよいと判断せず、自社の契約、設定、規程も確認してください。
07 / WHO NEEDS IT
専用AIツールを導入するべき人・
しなくてもよい人
導入メリットが大きい人
会議・商談や対面打ち合わせが多い、毎回議事録を書く、タスク整理に時間がかかる、共有漏れが起きる人。
無理に導入しなくてもよい人
会議が少ない、スマホ録音と既存AIで足りる、クラウドへ機密情報を保存できない、現在の流れに困っていない人。
専用ツールは、録音から共有までをまとめやすい一方で、費用、操作、保存先、アカウント管理が増えます。「高機能だから」ではなく、会議の回数と会議後に残っている手間で判断します。
08 / WORKFLOW FIRST
道具を増やすことが
業務改善ではない
AIツールや録音機器を購入すること自体が業務改善ではありません。次の順番で考えると、必要以上に道具を増やさずに済みます。
- 01
どこに時間がかかっているか
録音、清書、決定事項の確認、転記、共有のどこが負担かを確認します。
- 02
どこをAIに任せられるか
文字起こし、分類、要約、下書きなど、判断前の作業を切り出します。
- 03
人が確認すべきところはどこか
事実、決定、責任、期限、機密情報の扱いは人が確認します。
- 04
次の業務へどうつなげるか
共有先とタスク管理を決め、転記が残る場所を見直します。
AIを仕事へ取り入れる基本は、生成AIを仕事で使う具体例でも紹介しています。転記や通知を含めて見直したい場合は、面倒な作業を自動化する具体例も参考にしてください。ツール選びから迷う場合は、業務に合う改善方法の見つけ方から整理できます。