毎日の「面倒な作業」を
自動化するには？
小さな業務改善の具体例

01 / FIND THE PATTERN

自動化しやすい作業には
共通点がある

自動化の候補は、特別なIT知識がなくても見つけられます。自分の仕事に次のような作業がないか、思い返してみてください。

02 / EVERYDAY EXAMPLES

身近な業務自動化の具体例

① データ転記

改善したいのは、一度入力されたデータを人がもう一度入力している部分です。転記を減らすと、時間だけでなく入力ミスや確認の手間も減らせる可能性があります。

② 毎週・毎月の集計

複数ファイルを開き、必要な数字をコピーし、合計してグラフを更新し、報告資料へ貼り付ける。集める場所と形式をそろえれば、集計、グラフ、レポートを自動更新できる場合があります。

③ 定型メール・通知

一方、契約内容、金額、重要な判断、個別事情を含む連絡まで無条件に送るのは危険です。定型部分だけを自動化し、必要な場面では人が確認します。

④ 出欠・申込み・アンケート集計

LINEで回答を受け、管理者がExcelへ転記し、人数を数える代わりに、URLから回答してもらい、回答データを保存して自動集計する方法があります。用途によってはフォームで十分です。

スポーツチームなど、出欠に加えて配車や集金も管理したい場合は、Mossan Storeの出欠ボード＋のようなWebアプリも選択肢になります。

⑤ ファイル・資料作成

前月のファイルをコピーし、日付と数字を変え、ファイル名を付け直して保存する作業も、ルールが決まっていれば一部を自動化できる可能性があります。すべてを自動化せず、ひな型の作成や数字の反映だけに絞る方法もあります。

03 / AI ASSIST

AIは「下書き」で使う
半自動化も考えやすい

AIを使うからといって、仕事を最初から最後まで任せる必要はありません。メール文面の下書き、長文の要約、会議内容の整理、定型文章、アイデア整理、データ分類の補助などは、AIが下書きし、人が確認する形で始めやすい業務です。

事実、金額、契約、個人情報など、間違いが許されない内容は必ず人が確認します。入力してよい情報のルールも先に決めておきましょう。詳しい導入方法はAI活用支援でも整理しています。

04 / WHEN NOT TO AUTOMATE

自動化しない方がよい作業

自動化できることと、自動化する価値があることは別です。次のような作業は、現在の方法を続けた方が簡単な場合があります。

05 / CHECKLIST

自動化できそうな作業は
ありませんか？

複数当てはまる場合は、自動化できる部分がないか検討する価値があります。該当数だけで、自動化すべきかを決めるものではありません。

06 / IMPROVEMENT FLOW

自動化を考える順番

1. 01

   面倒な作業を見つける

   頻度、かかる時間、ミス、ストレスを確認します。

2. 02

   その作業をなくせないか

   目的がなくなった作業や重複管理を先に減らします。

3. 03

   手順を簡単にできないか

   入力項目や確認回数を減らし、流れを短くします。

4. 04

   既存ツールで改善できないか

   Excel、フォーム、身近なサービスで解決できるか試します。

5. 05

   繰り返し部分を自動化する

   ルールが決まった部分に絞り、小さく試します。

6. 06

   必要なら専用Webアプリを検討する

   既存ツールで残る問題と、開発・運用の負担を比較します。

改善方法をどこから探すかは業務に合う改善方法の見つけ方、Excel管理からWebアプリ化する目安はExcel・スプレッドシート管理の判断基準、既製ツールと専用開発の比較は既製ツールと専用Webアプリの違いで詳しく解説しています。